«Eine geile Sache!»
Mit dem Abschluss des Projektes “Kallisto”, einer digitalen Dispositionslösung, hat EBL (Genossenschaft Elektra Baselland Liestal) einen Meilenstein auf dem Weg der digitalen Transformation erfolgreich abgeschlossen. Von der Einsatzplanung, Auftragsbearbeitung, der Kommunikation zwischen den Disponenten und Monteuren, der Verrechnung bis hin zur auftragsbezogenen Zeiterfassung kann nun alles digital und mobil über eine Applikation abgewickelt werden. Wie nehmen die Mitarbeiter eine so grosse Veränderung war?
Veränderungen im Job stossen nicht selten auf Ablehnung, hat man sich doch an die Arbeitsabläufe gewöhnt. Akzeptiert wird in der Regel, was einen Mehrwert schafft. Die DIGITALISIERUNG setzt ihre Hebel im Unternehmen auf verschiedenen Ebenen an: Einerseits bei der Reduktion von manuellen und meist repetitiven Arbeitsschritten, der Effizienzsteigerung durch Automatisierung von Prozessabläufen, Big Data, wodurch Business Intelligence gezielter eingesetzt werden kann, Skalierbarkeit etc. Aus Sicht der Mitarbeiter ist dieser Mehrwert aber oft nicht relevant. Für sie muss eine neue Software vor allem ein Ziel erfüllen: es muss ihre tägliche Arbeit erleichtern. Und zwar durch eine einfache, intuitive Bedienung, verbesserte Kommunikation, schneller Zugriff auf relevante Daten, übersichtliche Darstellung und nicht zuletzt, durch eine stabile technische Performance.
Das Hauptziel für die EBL war den ganzen Dispo-Workflow digital abzubilden. Wie kann man sich einen durchgängigen digitalen Workflow vorstellen? Am besten komplett papierlos! Von der Auftragsdisposition und -annahme über das Versenden der Aufträge auf das Smartphone, Tablet oder Notebook der Monteure bis hin zur Abrechnung sollten die Arbeitsschritte per App standardisiert und digitalisiert sein. Erst durch das Wegfallen aller analogen Schnittstellen zeigen sich die grossen Vorteile der Digitalisierung und der administrative Aufwand reduziert sich.
Eine zentrale Anforderung an Kallisto war eine neue Planungsansicht. Was bisher mit Excel visuell gelöst war, wird nun in Kallisto übersichtlich dargestellt. Planungsrelevante Daten wie Verfügbarkeiten der Mitarbeiter werden über Schnittstellen automatisch und in Echtzeit übernommen. Aufträge können nun digital zugewiesen werden. Dies erleichtert die Planung, minimiert Fehler und optimiert die Arbeitsabläufe. Ein grosser Mehrwert für das Unternehmen aber auch für die Mitarbeiter in der Disposition und die Aussendienstmitarbeiter. Dabei war es herausfordernd, die Darstellung der Daten auf verschiedensten Geräten (Desktop Computer, Tablets und Handys) zu ermöglichen.
Das Ziel mit Kallisto war nicht nur die Planung zu digitalisieren, sondern auch bestehende Systeme mit µlink ins Softwareökosystem zu integrieren, damit der ganze Workflow digital abgebildet ist. Die Mitarbeiter können nun über eine Applikation ihre Auftragszeit erfassen, verrechenbare Zusatzleistungen rückmelden, Checklisten abarbeiten, Material auf den Auftrag beziehen, kommunizieren und relevante Projektdaten abrufen. Eine grosse Erleichterung bei der täglichen Arbeit. Die Ergebnisse einer Monteuraktion, wie die aufgewendete Arbeitszeit, verrechenbare Zusatzleistungen und Checklistenbefunde werden in das Maintenancemodul vom ERP zurückgeschrieben. Damit ist der digitale Prozess abgeschlossen. Im ERP sind die Arbeitsstunden und Zusatzleistungen auf die korrekten Projekte verbucht. Die Checklisten Rückmeldungen sind als Nachweisdokument im ERP auf der Anlage hinterlegt. Negative Checklistenbefunde werden der Einsatzplanung als Folgeauftrag vorgeschlagen.
- Disposition
- Auftragsplanung / Self-Pick
- Arbeitsjournal (individuelle Übersicht und Teamansicht)
- Chat
- Bestellen von Ressourcen durch Monteure
- ERP konsumierend: Projektaufträge, Instandhaltungsaufträge, Mitarbeiter
- ERP schreibend: Arbeitszeit, Verbräuche, Checklisten Rückmeldung, Folgeauftrag
- Zeiterfassungssystem konsumierend: genehmigte Absenzen
Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen kommen meist mehrere Softwaresysteme zum Einsatz. Die Schnittstellen zwischen den verschiedenen Systemen mit unterschiedlichen Technologien stellt Unternehmen vor grosse Herausforderungen. µLink vereinfacht als zentrale Instanz die Schnittstellenproblematik, vernetzt die verschiedenen Systeme und ermöglicht damit die zentrale Bewirtschaftung der Schnittstellen. So kann mit minimalem Aufwand neue Software ins Ökosystem integriert und bestehende abgelöst werden. Mehr Informationen zu unserem Produkt µLink finden sie hier: µLink
Die Einführung von Kallisto erfolgte Step by Step mit laufender Kommunikation. Durch das Miteinbeziehen ins Testing wurde sichergestellt, dass die Mitarbeiter sich langsam an die Bedienung und neuen Funktionen gewöhnen. Ihre Feedbacks wurden bei der Entwicklung stark miteinbezogen, damit die Software auch ihren Bedürfnissen entspricht. Dank der agilen Vorgehensweise in Sprints flossen die Feedbacks der Mitarbeiter dadurch laufend in die Entwicklung ein.
«Wir wollen einen komplett digitalen Workflow»
Dieter Strub, EBL
«Planer müssen filigraner arbeiten»
Marcel Müller, Leiter Netzservices, EBL
Sehr einfache Bedienung, alle Informationen die ich brauche, Abwesenheiten dargestellt, klar definierte Abläufe, stabiles und schnelles System. Diese Aussagen wurden gemacht, nachdem der Einsatz in der Realität geprüft worden ist.
Kallisto fordert aber auch neue Arbeitsweisen der Mitarbeiter. Vor allem in der Planung. Anders als in einer Exceltabelle muss die Planung sehr exakt sein. Der grosse Nutzen dafür liegt dann bei den Monteuren: Ihre Aufgaben und Aufträge sind klar definiert. Sie sehen wann sie wo mit welchen Kollegen oder Geräten in den Einsatz gehen. Und ist eine Arbeitsstelle einmal früher fertig, können sich die Monteure selbständig einen passenden Kleinauftrag suchen, zuweisen und abarbeiten.
Bei der Autofahrt ins Basel Ländliche Liestal vor gut zwei Jahren, hatten wir eine Vorstellung einer möglichen Dispolösung bereits vor Augen. Wohin die Reise aber einmal gehen wird, haben wir auf beiden Seiten mit tatkräftigem Einsatz miterlebt. Sind die hochgesteckten Ziele denn auch erreicht worden? “Wir haben die zwei grossen Meilensteine erreicht: Wir haben den gesamten Workflow von der Planung, zur Disposition bis hin zur Rechnung erfolgreich digital abgebildet. Zudem konnten wir die verschiedenen Systeme zusammenführen. Damit ist das Ziel, die Monteure in die digitale Welt zu integrieren, erreicht.
“Wir sind in der Entwicklung nun einen Schritt voraus. Die Monteure müssen jetzt erst mal ankommen und sich an Kallisto gewöhnen. Es wird noch etwas dauern, bis alle Monteure die tollen Features vollumfänglich nutzen. Wir unterstützen die Entwicklung mit aktivem Changemanagement.”
- Zunahme der Verrechenbarkeit
- Reduktion des Administrativaufwands
- Deutlich verbesserte Datenqualität dank Eliminierung sämtlicher Medienbrüche
- Stärkung der Autonomie der Mitarbeitenden durch App-basierte Workflows und Self-Pick
- Zeitnahe Kostenkontrolle auf Basis der Echtzeit-Integration
- Verbesserte Transparenz, inklusive Verfügbarkeit von Ressourcen und Monteuren
- Agilere Planung insbesondere im Störungsfall
- Keine falsch-referenzierte Aufträge mehr
Die Entwicklung von Kallisto geht nun von der heissen Entwicklungshase in die Stabilisierungsphase. Die optimale Nutzung der Funktionen steht nun im Vordergrund. Der Fokus der Digitalisierung bewegt sich weg von der Disposition in andere Bereiche.
“Wir werden sicherlich noch das eine oder andere Feature bei Kallisto entwickeln. Es gibt aber noch viele andere Bereiche bei der EBL, wo wir grosses Digitalisierungs-Potenzial sehen.”
Würdet ihr Kallisto weiteren Energieversorgungsunternehmen empfehlen?
“Von der Idee her unbedingt. Kallisto ist eine massive Erleichterung. Die vielen ehrlichen und positiven Feedbacks sprechen für sich. Für das Unternehmen birgt der komplett digitale Workflow einen riesigen Mehrwert und ungeahnte Möglichkeiten für die Zukunft. Triarc hat uns mit dem agilen Entwicklungsweg zu einer ausgewogenen und gut anwendbaren Mobile Workforce Management Lösung verholfen.” Dieter Strub, EBL
Wir von triarc-labs bleiben zusammen mit EBL dran.
Ganz im Sinne von: “Together you succeed”
Die EBL (Genossenschaft Elektra Baselland) mit Sitz in Liestal ist seit ihrer Gründung im Jahr 1898 ein bedeutendes Energieversorgungsunternehmen. Täglich versorgt das Unternehmen über 168'000 Menschen zuverlässig mit Strom, Wärme und Telekommunikationsdienstleistungen. Das Geschäftsmodell der Genossenschaft garantiert Kundennähe, sozial verantwortliches Handeln und eine nachhaltige Finanzpolitik. Rund 329 Personen arbeiten für die EBL, die 2022 einen Umsatz von rund 280.3 Millionen Franken erwirtschaftete. Seit Jahrzehnten fördert die EBL die Energieproduktion aus erneuerbaren Energiequellen und setzt sich aktiv für die Energieeffizienz ein