Helvetas: Spesenmanagement, das mitreist.
Helvetas erhielt ein Expense-Tool, mit dem Spesen ortsunabhängig erfasst, genehmigt und direkt in Abacus verbucht werden – für weniger Administrationsaufwand, schnellere Abläufe und volle Transparenz.
Die Expense-Management App ist das Tool, mit dem Spesen ortsunabhängig erfasst, genehmigt und direkt im ERP verbucht werden. Das Ergebnis sind weniger Administrationsaufwand, schnellere Abläufe und volle Transparenz für alle Beteiligten.
«Das digitale Spesen-Tool hilft uns, weniger Zeit für administrative Aufgaben aufzuwenden, sodass wir mehr Zeit für das haben, was am wichtigsten ist: Menschen in Not zu unterstützen, indem wir weltweit faire Chancen schaffen.»
Idoia, Senior Digital Transformation OfficerHelvetas-Mitarbeitende sind weltweit in Projekten unterwegs, oft an abgelegenen Orten, mit Belegen in verschiedenen Währungen und Sprachen. Bisher wurde das Spesen-Management in einer Excel-Liste bewirtschaftet. Darin konnten die Mitarbeitenden die Projekte selbst eintragen, doch Genehmigungen, Belegablage und Übertrag ins ERP-System erforderten viel manuelle Arbeit und Koordination verschiedener Beteiligter. Gleichzeitig muss jede Spese dem richtigen Projekt, Budget-Part und Service Code zugeordnet, korrekt in CHF umgerechnet und reglementskonform verbucht werden. Helvetas suchte deshalb eine Lösung, die den ganzen Prozess digital abbildet: von der Erfassung, über eine nachvollziehbare Genehmigung, bis zur Verbuchung und Auszahlung. Die Lösung sollte sicher und nahtlos mit dem ERP integriert sein.
Mit dem neuen Expense-Management Tool erfassen Mitarbeitende ihre Spesen direkt, sowohl vom Desktop, wie auf dem Smartphone. Das Hochladen eines Foto oder PDF des Belegs genügt: Die KI erkennt Betrag, Währung, Datum und MWST und füllt das Formular vor. Eingereichte Spesen landen direkt beim zuständigen Vorgesetzten, der sie einzeln oder gesammelt genehmigt oder mit Feedback zurückweist. Eine lückenlose Historie zeigt jederzeit den aktuellen Stand des Prozesses. Genehmigte Spesen werden automatisch im ERP verbucht, und die Belege werden zentral abgelegt. Die Anmeldung auf die Applikation erfolgt sicher per Single Sign-on, und die Anbindung ans ERP läuft über unsere Integrationsplattform mLink, ohne Medienbrüche. Das Ergebnis: weniger Administrationsaufwand, schnellere Genehmigungen und volle Transparenz für alle Beteiligten.
«Ich bin begeistert von unserem digitalen Spesentool! Es ist gelungen, einen bisher stark manuellen Prozess deutlich einfacher zu gestalten. Eine intuitive Nutzung, weniger administrativer Aufwand und mehr Transparenz machen für mich den grossen Mehrwert der neuen Lösung aus.»
Sabina, Senior Financial AccountantHelvetas ist eine Schweizer Organisation für Entwicklungszusammenarbeit und humanitäre Hilfe. Sie ist als Verein nach schweizerischem Recht organisiert, politisch unabhängig und konfessionell neutral. Als gemeinnützige Nichtregierungsorganisation (NGO) engagieren wir uns weltweit für eine gerechtere Welt. Neben dem Hauptsitz in der Schweiz hat Helvetas 35 Länderbüros mit lokalen Teams in den Partnerländern in Afrika, Asien, Lateinamerika und Osteuropa.
