«Unsere klare Empfehlung für alle, die den Schritt in die digitale Welt mit eigenen Lösungen suchen»
triarc-labs / Success Story: GLB
Die interne Kommunikationsplattform «MyBusiness» mit der integrierten digitalen Zeiterfassung «digiZeit» ermöglicht für über 1000 Mitarbeitende, von den Bauarbeitenden über die Schreiner bis hin zu den Energieberatern, eine einfache und bedienerfreundliche Rapportierung, reduziert damit erheblich den administrativen Aufwand und schafft zeitnah aktuelle Projektdaten.
Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen weckt mitunter auch Bedenken. Umso grössere Bedeutung haben dabei die optimale Planung und die gemeinsame kontinuierliche Abstimmung auf die realen Anforderungen der Anwender. Mit konsequentem Change-Management wird die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden gesichert.
DAS ZIEL: MEHR EFFIZIENZ. DIE LÖSUNG: «GLB digiZeit».
Ob Arbeitszeit, Spesen, Absenzen oder Material: Bis vor kurzem erfassten alle Berufsgruppen innerhalb der GLB Gruppe ihre Daten auf Papierrapporten. Die Kontrolle der Rapportierungen erfolgte zunächst durch den Auftraggeber oder den zuständigen Vorgesetzen und anschliessend mussten die Daten in aufwändiger Handarbeit vom Büro erfasst werden. Das galt es zu ändern und nach einer zukunftsfähigen Lösung zu suchen.
«Gibt es Schöneres, als hochgesteckte Ziele gemeinsam zu erreichen?»
Die Ansprüche waren umfangreich. Die Vereinfachung des bis anhin umständlichen Prozesses und die intuitive sowie effiziente Bedienung bei möglichst minimalem Schulungsaufwand, zählten zu den zentralen Anforderungen. Nur so konnte die Lösung auch zu einem positiven Nutzererlebnis führen, schliesslich gab es Bedenken bezüglich der Akzeptanz einer digitalen Lösung seitens der Mitarbeitenden.
Die Suche der GLB richtete sich zunächst auf Standardsoftwarelösungen. Bald stellte sich jedoch heraus, dass keine der evaluierten Lösungen «ab der Stange» in Frage kam.
«Eine so vielfältige Unternehmung wie die GLB Gruppe lässt sich nicht mit einer Standardlösung zufriedenstellen.»
Gefragt war eine digitale Kommunikations- und Rapportierungslösung, die auf sämtliche Bedürfnisse der verschiedenen Berufsgruppen und die internen Prozesse zugeschnitten ist. Es galt u.a. mehreren Gesamtarbeitsverträgen gerecht zu werden, sowie die Spezialitäten der unterschiedlichen Gewerbe abbilden zu können. So sind je nach Fall neben Arbeitsstunden beispielsweise auch Maschinenstunden und Material relevant.
DER WEG: GUTE ARBEIT ENTSTEHT DURCH GUTE ZUSAMMENARBEIT
Anhand von Workshops wurden zuerst die Kernanforderungen, sogenannte Superstorys, definiert und priorisiert. Die Anforderungen werden dabei nur knapp beschrieben und später während den Sprintmeetings ausformuliert. Damit kann einem sich stetig ändernden Umfeld Rechnung getragen werden. Parallel dazu gibt es kontinuierliche Feedbacks sowie Inspiration ausgewählter GLB PowerUser. Sie sind u.a. im Testing der entwickelten Anforderungen, sogenannte Stories, und bei der sukzessiven Detailschärfung eingebunden.
«In der triarc Familie finden wir Visionen, Fokussierung, Strukturierung, Umsetzung, Zuverlässigkeit, Konflikt- und Kritikfähigkeit, Lösungen und Effizienzsteigerungen. Die Zusammenarbeit ist immer von einer offenen und sympathischen Art geprägt.»
WEITERENTWICKLUNG ZUR KOMMUNIKATIONSPLATTFORM
Nach vier Sprints war der MVP (Minimal Viable Product) der Applikation «GLB digiZeit» fertig entwickelt. Die Applikation wurde durch die Mitarbeitenden querbeet begeistert angenommen und wurde schnell zum Selbstläufer. Aufwändige und kostenintensive interne Schulungen konnten auf das absolut notwendige Mass beschränkt werden. Das Change-Management durch das GLB-Projektteam war somit ein voller Erfolg. Die anschliessende etappenweise Einführung von digiZeit in den weiteren GLB Gruppenfirmen unterstreicht die Erfahrungen aus dem golive im Mutterhaus.
«Die Integration der Lösung in unsere Softwarelandschaft, insbesondere die Anbindung an unsere ERP Lösung, klappt wie gewünscht. Die Zusammenarbeit von triarc-labs mit unserem ERP Betreuer läuft zur vollen Zufriedenheit.»
Während der Entwicklung der Applikation «digiZeit» entstanden bereits weitere Ideen, welche in einem «Visions»-Workshop ergänzt, vertieft und bewertet wurden. Sie bildeten den Grundstein für die nächsten gemeinsamen Schritte – darunter der Ausbau der «DigiZeit» zu «myBusiness», womit unter anderem Aspekte der Zusammenarbeit innerhalb GLB Gruppe transformiert werden können.
Ganz nach dem GLB Jahresmotto 2022 «Zäme geit’s besser!» führten GLB und triarc-labs die Entwicklung des MVPs weiter und es entstanden in den nächsten 4 gemeinsamen Sprints die massgeschneiderten Kommunikationsmöglichkeiten. Die Funktionen Chat, News und Info begründen MyBusiness. Sie wurden Anfang Januar live geschaltet. Damit wird die Kommunikation von der Baustelle bis ins Büro auf einem sicheren internen digitalen Kanal gewährleistet.
EIN BLICK IN DIE ZUKUNFT.
MyBusiness wächst weiter. Die nächsten Entwicklungsschritte sind die Integration eines «Ressourcenplaner» ein drittes, eigenständiges Projekt, welches im Jahr 2023 online gehen wird.
Wir von der GLB und triarc-labs bleiben dran und zwar ganz im Sinne des neuen GLB Jahresmottos 2023: «Qualität mit Kompetenz und Berufsstolz!»